Cara membuat virtual account bank- Bayangkan saja, dalam era digital seperti sekarang ini, masih banyak pebisnis yang mengandalkan cara “jadul” untuk menerima pembayaran. Mereka memberikan nomor rekening pribadi, lalu menunggu pelanggan transfer dengan mencantumkan keterangan yang seringkali… ya, Anda tahu sendiri kan betapa kreatifnya pelanggan dalam menulis keterangan transfer? Ada yang nulis “bayar barang”, “lunas”, atau bahkan “untuk kakak cantik”. Duh!
Menurut data dari East Ventures tahun 2022, virtual account telah menjadi metode pembayaran kedua terpopuler di Indonesia dengan tingkat penggunaan mencapai 60%, hanya kalah dari e-wallet yang mencapai 81%.
Bahkan Bank Indonesia mencatat bahwa pengguna virtual account di Indonesia terus meningkat signifikan, dengan sekitar 63 juta rekening virtual pada tahun 2020, meningkat 39% dibandingkan tahun sebelumnya. Angka ini menunjukkan betapa pentingnya memahami dan menguasai teknologi pembayaran yang satu ini.
Tapi tunggu dulu, jangan sampai terjebak dalam pemikiran bahwa virtual account itu rumit atau hanya untuk perusahaan besar. Faktanya, sistem ini justru diciptakan untuk mempermudah hidup kita semua – dari pebisnis UMKM hingga korporasi multinasional.
Dan yang paling menarik? Cara membuat virtual account bank ternyata tidak serumit yang dibayangkan banyak orang. Bahkan, prosesnya bisa lebih mudah daripada mendaftar media sosial!
Apa Itu Virtual Account dan Mengapa Anda Membutuhkannya?
Sebelum membahas cara membuat virtual account bank, mari kita pahami dulu apa sebenarnya virtual account itu. Secara sederhana, virtual account adalah rekening virtual atau rekening bank yang tidak benar-benar nyata, tapi berfungsi layaknya rekening biasa untuk menerima pembayaran.
Analoginya seperti ini: bayangkan kalian punya kotak pos yang sangat canggih. Setiap kali ada orang yang mau mengirim surat kepada Anda, kotak pos ini akan memberikan alamat yang unik dan berbeda untuk setiap pengirim.
Surat-surat tersebut tetap sampai ke rumah, tapi Anda bisa tahu dengan pasti siapa yang mengirim apa. Itulah konsep virtual account!
Virtual account terdiri dari rangkaian nomor ID unik yang dibuat oleh bank atau penyedia layanan pembayaran.
Setiap transaksi akan mendapatkan nomor yang berbeda, sehingga bisa dengan mudah mengidentifikasi pembayaran dari pelanggan mana, untuk pesanan apa, dan kapan pembayaran tersebut dilakukan.
Mengapa Virtual Account Menjadi Game Changer untuk Bisnis?
Tahun 2025, ekonomi digital Indonesia diprediksi akan mencapai US$130 miliar dan terus meningkat hingga US$300 miliar di tahun 2030. Dalam ekosistem yang berkembang pesat ini, metode pembayaran digital seperti virtual account bukan lagi pilihan, melainkan keharusan.
Kenapa virtual account begitu revolusioner? Pertama, otomatisasi penuh. Bayangkan tidak perlu lagi bangun tengah malam untuk mengecek apakah ada transfer masuk, atau tidak perlu lagi main detektif untuk mencocokkan transfer dengan pesanan. Semuanya tercatat otomatis dengan detail yang jelas.
Kedua, meminimalkan human error. Berapa kali Anda atau karyawan salah mencatat pembayaran? Dengan virtual account, kemungkinan kesalahan hampir zero. Sistem yang melakukan semuanya!
Ketiga, profesionalitas bisnis. Ketika pelanggan melihat Anda menggunakan virtual account, mereka akan merasa berurusan dengan bisnis yang serius dan terpercaya. Ini secara tidak langsung meningkatkan brand image kalian.
Cara Membuat Virtual Account Bank Melalui Bank Langsung
Nah, sekarang masuk ke inti pembahasan: cara membuat virtual account bank yang sebenarnya. Ada dua jalur utama yang bisa Anda pilih, dan yang pertama adalah melalui bank secara langsung.
Langkah-langkah umum:
- Persiapan Dokumen
Seperti mau menikah, persiapan dokumen adalah kunci! Kalian perlu menyiapkan:- KTP pemilik usaha atau direktur perusahaan
- NPWP perusahaan (kalau sudah punya)
- Akta pendirian perusahaan (untuk CV/PT)
- Surat izin usaha
- Rekening perusahaan di bank yang bersangkutan
- Kunjungi Relationship Manager
Hubungi bagian bisnis di bank pilihan Anda. Jangan langsung ke teller ya, karena mereka biasanya tidak handle urusan virtual account. Minta bicara dengan relationship manager atau bagian business banking. - Konsultasi Kebutuhan
Ceritakan model bisnisnya. Apakah kalian punya toko online? Berapa rata-rata transaksi per hari? Informasi ini penting untuk menentukan jenis virtual account yang tepat. - Isi Formulir Aplikasi
Setiap bank punya formulir sendiri, tapi isinya kurang lebih sama. Yang penting, jujur dalam mengisi data! - Proses Verifikasi
Bank akan melakukan verifikasi dokumen dan mungkin interview singkat. Jangan nervous, mereka cuma mau pastikan bisnis Anda legitimate. - Setup dan Integrasi
Setelah disetujui, bank akan memberikan akses API atau dashboard untuk mengelola virtual account Kalian.
Khusus untuk Bank BNI: Mereka memiliki dua jenis virtual account – VA debit dan VA kredit. VA debit menggunakan rekening giro sebagai sumber dana, sedangkan VA kredit menggunakan rekening pooling. Pilihlah sesuai dengan model bisnis Anda.
Cara Membuat Virtual Account Melalui Payment Gateway
Kalau cara pertama terasa terlalu formal atau ribet, ada opsi kedua yang jauh lebih praktis: menggunakan payment gateway atau penyedia layanan pembayaran digital. Ini seperti “jalan tol” untuk cara membuat virtual account bank.
Keuntungan menggunakan payment gateway:
- Multi-bank sekaligus – Satu platform, bisa terima dari berbagai bank
- Setup cepat – Bisa jadi dalam hitungan hari, bukan minggu
- Dashboard lengkap – Laporan transaksi real-time yang ciamik
- Integrasi mudah – API yang user-friendly untuk website/aplikasi
Platform populer di Indonesia:
- OY! Indonesia
Platform ini terkenal user-friendly banget. Proses pendaftarannya:- Login ke OY! Bisnis
- Pilih menu “Virtual Account” → “Create VA”
- Klik “Create Virtual Account”
- Pilih “Add Virtual Account Detail Manually”
- Lengkapi data dan validate
- Submit dan tunggu approval
- Xendit
Mereka punya kerjasama langsung dengan Bank Mandiri, BRI, dan BNI. Begitu go live, Anda langsung dapat nomor virtual account dari ketiga bank tersebut. - Midtrans
Platform yang cukup established dengan berbagai fitur payment yang lengkap, termasuk virtual account dari berbagai bank besar.
Dokumen dan Persyaratan yang Diperlukan
Berbicara soal dokumen, jangan sampai Anda kayak orang yang mau mudik tapi lupa bawa KTP! Persiapan dokumen untuk cara membuat virtual account bank memang crucial, tapi tidak perlu overthinking.
Untuk Individu/UMKM:
- KTP yang masih berlaku
- NPWP (kalau ada)
- Surat izin usaha (NIB atau yang setara)
- Rekening bank aktif
Untuk Perusahaan (CV/PT):
- Akta pendirian dan perubahannya
- SK Kemenkumham
- NPWP perusahaan
- KTP dan NPWP direktur
- Rekening perusahaan
Pro tip: Siapkan dokumen dalam format digital juga. Beberapa platform payment gateway memungkinkan upload dokumen online, jadi proses approval bisa lebih cepat!
Tips Memilih Layanan Virtual Account yang Tepat
Memilih layanan virtual account itu seperti memilih jodoh – harus yang cocok, reliable, dan untuk jangka panjang! Berikut beberapa kriteria yang perlu Anda pertimbangkan:
1. Fleksibilitas Transaksi
Pastikan penyedia tidak mensyaratkan minimum transaksi yang memberatkan. Bisnis kan naik turun, jadi butuh yang fleksibel.
2. Real-time Monitoring
Dashboard yang bisa monitoring transaksi real-time itu wajib hukumnya. Bayangkan bisa tahu pembayaran masuk langsung dari HP!
3. Multi-channel Payment
Pilih yang support berbagai bank sekaligus. Jangan sampai pelanggan yang pakai Bank A tidak bisa bayar karena Anda cuma support Bank B.
4. Fee Structure yang Jelas
Hindari yang fee-nya “tersembunyi”. Mending bayar sedikit lebih mahal tapi transparan, daripada kena surprise cost nanti.
5. Customer Support
Test dulu responsiveness customer support mereka. Kalau ada masalah tengah malam, bisa kontak siapa?
Jenis-jenis Virtual Account yang Perlu diketahui
Tidak semua virtual account diciptakan sama! Ada dua jenis utama yang perlu Anda pahami:
Fixed Virtual Account
Ini kayak nomor telepon – sekali dapat, bisa dipakai terus. Biasanya terhubung dengan nomor ponsel atau ID customer tertentu. Cocok untuk bisnis yang pelanggannya repeat order.
Non-Fixed Virtual Account
Ini seperti tiket kereta – sekali pakai lalu hangus. Setiap transaksi dapat nomor baru. Cocok untuk e-commerce atau bisnis dengan customer yang berbeda-beda terus.
Pilih mana? Tergantung model bisnis Anda. Kalau punya membership atau subscription service, fixed VA lebih cocok. Kalau jualan produk umum, non-fixed VA lebih praktis.
Langkah-langkah Implementasi Virtual Account
Setelah berhasil membuat virtual account, jangan langsung “tancap gas”. Ada beberapa tahap implementasi yang perlu dilakukan dengan hati-hati:
- Testing Phase
Jangan langsung launch ke semua customer. Test dulu dengan order kecil-kecilan atau teman-teman terdekat. - Staff Training
Pastikan tim Anda paham cara kerja virtual account. Jangan sampai customer tanya, malah teamnya bingung! - Customer Education
Buat tutorial sederhana untuk customer tentang cara bayar via virtual account. Ingat, tidak semua customer tech-savvy. - Monitor dan Evaluate
Pantau terus performa VA Anda. Ada error? Response time lambat? Customer complain? Catat dan evaluasi.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Dari pengalaman berbagai bisnis yang sudah menerapkan cara membuat virtual account bank, ada beberapa kesalahan klasik yang sering terjadi:
❌ Tidak Backup Sistem Pembayaran
Jangan jadikan virtual account satu-satunya metode pembayaran. Selalu sediakan alternatif untuk berjaga-jaga.
❌ Mengabaikan Customer Service
Virtual account memang otomatis, tapi tetap butuh human touch untuk handle customer yang bingung atau ada masalah.
❌ Tidak Update Informasi
Kalau ada perubahan prosedur atau nomor VA, langsung update di semua channel komunikasi Anda.
❌ Lupa Reconciliation
Meski otomatis, tetap lakukan pencocokan data secara berkala. Technology is great, but human oversight is still essential!
Masa Depan Virtual Account di Indonesia
Melihat tren yang ada, virtual account akan terus berkembang pesat di Indonesia. Prediksi menunjukkan bahwa pada tahun 2025, akan ada seperempat miliar pengguna baru e-wallet di Asia Tenggara, dan Indonesia diperkirakan menyumbang 130 juta pengguna baru.
Integrasi antara virtual account dan QRIS juga semakin erat. Di tahun 2022, lebih dari 2 juta pedagang telah mengimplementasikan QRIS, dan tren ini akan terus berkembang. Artinya, bisnis yang tidak mengadopsi teknologi pembayaran digital akan semakin tertinggal.
Yang menarik, virtual account juga berperan penting dalam inklusi keuangan. Data menunjukkan lebih dari 40% pengguna pembayaran digital berasal dari kalangan yang sebelumnya kesulitan mengakses layanan keuangan. Ini bukti bahwa teknologi ini benar-benar democratizing access to financial services.
Kesimpulan
Setelah membahas tuntas tentang cara membuat virtual account bank, satu hal yang pasti: ini bukan lagi tentang “mau atau tidak mau”, tapi “sekarang atau nanti”. Dalam dunia bisnis yang bergerak cepat seperti sekarang, delay satu bulan dalam adopsi teknologi bisa berarti kehilangan ratusan customer potensial.
Virtual account menawarkan lebih dari sekadar kemudahan pembayaran. Ia memberikan peace of mind, efisiensi operasional, dan yang terpenting – competitive advantage yang signifikan. Bayangkan customer kalian bisa bayar kapan saja, dari bank mana saja, dan langsung tahu tanpa perlu stalking internet banking setiap 5 menit!
Tapi ingat, teknologi hanyalah alat. Yang membuat bisnis sukses tetaplah kualitas produk, pelayanan, dan kemampuan membangun relasi dengan customer. Virtual account hanya memastikan bahwa proses pembayaran tidak menjadi hambatan dalam customer journey Anda.
Jadi, kapan Anda akan mulai? Hari ini? Minggu depan? Atau tunggu kompetitor Anda duluan yang pakai, lalu customer mulai beralih ke mereka karena proses pembayarannya lebih mudah?
The choice is yours. But remember, in the digital economy, those who hesitate lose.
